在用 Excel
录入完大量数据后，不可避免地会产生许多错误。通常而言，多数用户都是一手拿着原始数据，一手指着计算机屏幕，进行手工的数据校验，这不但容易导致眼睛疲劳，而且效率不高。为此，笔者特向大家介绍两种轻松且高效的数据校验方法
一、语音校验法
我们可以使用 Excel 的 “ 文本到语音
” 功能，将 Excel 工作表中的数据读出来给我们听，这样就可让耳朵和眼睛并行工作，以轻松实现数据的校验。具体操作如下：在
Excel 工作表中选定需要校验的数据，执行 “ 工具 → 语音 → 文本到语音 ” 命令，打开 “ 文本到语音 ” 工具栏（见图
1 ）。
然后，根据自己的需要，单击工具栏上的 “ 按行 ” 或 “ 按列 ”
按钮来设定朗读顺序。接着，准备好原始数据，再单击 “ 朗读单元格 ”
按钮即可开始数据校验（提示：在朗读前别忘了打开音箱或戴上耳机哟）。不过，有些用户可能会发现自己的计算机只能朗读数字或英文单词，而不能朗读中文。这该怎么办？别急！此时，你还需要做点小小的设置。打开控制面板，双击其中的
“ 语音 ” 项。在 “ 文本 → 语音转换 ” 选项卡中将 “ 语音选 择 ” 由 “Microsoft Sam” 改为
“Microsoft Simplified Chinese” 即可。再试试，是不是中文也可以读出来了？
当然，也有用户可能会问，能不能在录入时就通过语音来校验数据呀？行，没问题！单击工具栏上的 “ 按回车键开始朗读 ”
。此时，当你在单元格中录入数据并回车后， Excel 就会立即将数据读出来了。
二、公式审核法
有时，我们录入的数据是要符合一定条件的，例如，对于学生成绩表而言，其中的数据通常是 0 ～
100
之间的某个数值。但是，在录入时由于错误按键或重复按键等原因，我们可能会录入超出此范围的数据。那么，对于这样的无效数据，我们如何快速将它们
“ 揪 ” 出并予以更正呢？让我们用公式审核法来解决这类问题 吧。下面笔者以一张学生成绩表为例进行介绍。
首先，打开一张学生成绩表。然后，选中数据区域（注意：这里的数据区域不包括标题行或列），单击 “ 数据 → 有效性 ” 命令，进入 “
数据有效性 ” 对话框。在 “ 设置 ” 选项卡中，将 “ 允许 ” 项设为 “ 小数 ” ， “ 数据 ” 项设为 “ 介于 ”
，并在 “ 最小值 ” 和 “ 最大值 ” 中分别输入 “ 0” 和 “ 100” （见图 2 ），最后单击 “ 确定 ” 退出。
接着，执行 “ 视图 → 工具栏 → 公式审核 ” 命令，打开 “
公式审核 ” 工具栏。好了，现在直接单击 “ 圈释无效数据 ”
按钮即可。此时，我们就可看到表中的所有无效数据立刻被红圈给圈识出来了（见图 3 ）。
根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更
正过来了。
根据红圈标记的标志，对错误数据进行修正。修正后红圈标记会自动消失。这样，无效数据就轻松地被更正过来了。
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